北京中科进出口有限责任公司
Beijing Zhongke I/E Company

EDI技术在国家图书馆的应用思考

edi

1、数字出版下的EDI

1.1 数字出版概况

数字出版是人类文化的数字化传承的一种方式,它是建立在计算机技术、通讯技术、网络技术、流媒体技术、存储技术、显示技术等IT技术基础上,融合并超越了传统出版而发展起来的新兴出版产业。它强调内容的数字化、生产模式和运作流程的数字化、传播载体的数字化和阅读消费、学习形态的数字化。

目前,全球数字出版呈现迅猛发展的态势,以美国为例,以六大出版集团为代表的传统出版企业在积极地向数字出版转型,非传统的新兴技术型出版公司直接进入数字出版,对传统出版企业转型构成新的挑战。根据美国出版商协会的调查,美国2013年电子书销售额较2011年增长50%,约占美国整体图书市场的25%。在我国,数字出版虽然起步较晚,但是发展很快,中国数字出版在保持高速增长的同时,产品形态、商业模式、运营渠道、产业环境等都有了新的变化。2013年10月,中国新闻出版研究院发布了《2012—2013中国数字出版产业年度报告》。报告显示,2012年,国内数字出版总产出达到1935.49亿元,比2011年整体增长40.47%。短短两年时间,中国数字出版产值实现了从1千亿元向2千亿元的迈进。

1.2 EDI与数字出版

只要使用二进制技术手段对出版的整个环节进行操作,都属于数字出版的范畴,其中包括原创作品的数字化、编辑加工的数字化、印刷复制的数字化、发行销售数字化和阅读消费数字化等。相对于传统的纸质出版,数字出版无论载体形态、内容形式、传播渠道、运营模式都颠覆着人们对出版既有的认识,其花样翻新的速度让人目不暇接,有些数字出版物形态在公众看来往往还没有充分对其了解就已经过时。

数字技术为出版业的发展提供了新的机遇,从内容采集、编辑整理、内容集成平台的建设都离不开IT技术的支持。数字出版最大的贡献就是将出版行业带入了全数字化流程,使得从内容的生产到内容的传播、再到内容的使用都实现了数字化。作为IT技术的一种,EDI技术的出现为数字出版的发展带来了新的机遇和挑战。

EDI是英文Electronic Data Interchange的缩写,中文可译为“电子数据互换”,港、澳及海外华人地区称作“电子资料联通”。它是一种利用标准格式将工作上的文件做系统间的传递与交换,最终达到一种无需人工介入,全自动处理工作信息的方式,本文将统一使用EDI称谓来代替电子数据交换。它通过计算机通信网络将贸易、运输、银行和海关等行业信息,用一种国际公认的标准格式,实现各有关部门与企业之间的数据交换与处理,并完成以贸易为中心的全部过程,它是80年代发展起来的一种新颖的电子化贸易工具,是计算机、通信和现代管理技术相结合的产物。国际标准化组织将EDI描述成“将贸易(商业)或行政事务处理按照一个共认的标准变成结构化的事务处理或信息数据格式,从计算机到计算机的电子传输”。而国际电信标准联盟将EDI定义为“从计算机到计算机之间的结构化的事务数据互换”。又由于使用EDI可以减少甚至消除贸易过程中的纸面单证文件,因此EDI又被人们通俗地称为“无纸贸易”。

1.3 出版行业中的EDI应用现状

目前国外已有不少公司将EDI技术应用到出版行业,英国的图书工业通信组织BIC(BookIndustry Communication),它建立的EDI系统提供的服务涵盖了出版业、图书零售业、图书批发业、图书馆等多个行业,收到了非常显著的经济效益。美国的出版商和批发商投入大量资金和精力,如英格拉姆公司和YBP公司的电子商务网上购书系统可以提供完整的EDI功能,并可在不同系统间灵活交换资料。英格拉姆公司致力于EDI的前沿研究,提供报价信息、订单转换、接收通知、进行报告和开具电子发票等各种EDI集成功能。服务加工、定制编目、无缝连接的订购、可见订单、记录下载、电子报告和电子发票及大量的管理信息能够满足用户有效流程管理的需求。

在国内,2011年,京东就已经与新华书店展开多种合作模式,通过EDI系统对接实现库存共享,不仅保证了库存现货率,且有效降低物流成本。2013年12月,国内京东开通图书POP平台销售模式,与新华书店展开积极合作,帮助新华书店开拓独立的网络渠道。短短半年内,新华书店在京东实现网络销售近亿元,码洋近两亿元,目前还在以40%以上复合增长率持续增长,真正实现了实体书店与网站的共赢。2013年4月,国内首个基于云计算技术、面向出版发行全产业链资源整合的第三方服务平台——中国出版发行交易云平台的一期工程“中国出版发行在线交易中心”正式上线。出版社可以通过平台上的自有网店、交易大厅、网上订货会同时展销自己的产品,并在线完成从订货整理、发货到对账等一系列业务EDI操作,分销商亦可在平台上看到所有出版社的产品信息,并在线完成订货、收货、退货、对账等业务。

标准化水平是一个产业成熟度的重要指标,近几年虽然数字出版产业呈突飞猛进的发展态势,但存在着质量参差不齐、市场竞争混乱无序、企业投入盲目跟风等现象,业内对标准的呼声越来越高。2013年8月首个出版物信息交换行业标准——《中国出版物在线信息交换》行业标准发布,它确定了我国传统出版及数字出版与出版发行业务相关的核心元数据,规范了我国出版物流通领域图书产品信息描述与交换格式,提供了出版物产品信息统一数据格式的技术解决方案,为国内数字出版开展EDI应用打下了良好的基础。

2、EDI在图书馆中的应用可行性

2.1 图书馆对EDI研究现状

近年来,国内图书馆界一直跟踪EDI技术的发展情况,对EDI应用有着深入的研究。邓香莲论通过对EDI的简单介绍,对在图书馆采访自动化系统中应用EDI进行了可行性分析,并在此基础上提出基于EDI的采访业务流程;李欣荣探讨了EDI技术在图书馆中的应用性及其产生的效益与推行中存在的制度问题;赵亮讨论了EDI的概念、标准及其在图书采购中的应用,介绍了图书采购EDI系统的设计和实现方案。该系统采用CS结构,以OutlookExpress电子邮件系统作为传输载体,实现了图书采购中单据的格式转换,数据加密。该系统完成了图书采访人员与图书公司之间的订单收发和相应业务处理;杨庆国等人将目前新型的数字出版引入数字物流,在二者结合的基础上引入被誉为“无纸贸易”的电子数据交换技术,实现三者融合,并由此设计了一个出版数字物流电子数据交换平台,降低传统物流业高昂的成本,实现出版数字物流平台信息共享、网上查询、订单确认、网上支付、货物追踪、自助出版等功能;罗德一介绍了传统图书订购业务处理、订购模式及其存在的诸多问题,重点介绍了EDI技术在图书订购业务中的应用分析情况,包括应用条件、原理、工作模式以及优势等。

2.2 传统图书订购模式的劣势

传统图书馆采购图书是由采购人员收集介购单后,产生订单,将订单经由邮寄或传真方式送给书商。书商收到订单后,以电话、传真以及邮寄等方式,与图书出版社联络,确定订单上的图书是否可以采购得到,如无法取得,透过电话、传真或邮寄等方式,告知图书采购人员。如果可以取得,由出版社取得图书,将图书打包,并将订单的发票一并送达图书馆。图书馆采购人员点收无误后,由相关人员开具发票,付给书商。传统的图书馆采购书刊的方法,一是造成纸张浪费,二是出错率高,三是时间会有所延误,四是不能及时反应库存情况,影响到货问题。

2.3 EDI图书订购模式的优势

杨飞萍认为EDI在图书馆订购业务中的应用,就是将EDI系统引入到图书馆、书商、出版商,乃至他们的自动化管理信息系统,将文件资料依照图书行业的标准格式,通过EDI中心,运用电子单证的传输方式,传送到接收方计算机的自动化管理信息系统内直接处理。甚至直接通过EDI电子汇款服务,在线完成付款作业,书商亦可经由线上直接开具发票。

EDI的优势是避免资料重复输入及减少延误,提高作业效率,节约业务人员人工操作时间,加速单位间信息交换,对于图书行业,可以通过自动读取供应商发出的EDI新书目录,自动化建立新书推荐目录,通过读取库存文件,可以抓取文件中的价格信息,以此作为采购价格;缩短订单执行周期节约成本,据业内权威商家统计,新书目录更新由非EDI的72小时缩减为EDI的3小时,订单确认由非EDI的3.02天缩减为EDI的0.2天,统计结果显示EDI系统将大大缩减信息交换、订单确认和发货与确认的周期。

3、国家图书馆应用EDI系统实践

3.1 国家图书馆应用EDI的意义

中国国家图书馆是综合性研究图书馆,是国家总书库,国家图书馆的外文书刊购藏始于20世纪20年代,是国内典藏外文书刊最多的图书馆,在外文图书采购过程中,需要执行国际标准实现国际接轨。目前业内重要的代理商,包括中国图书进出口(集团)公司、中国教育图书进出口公司等等都在图书交易过程中实现了EDI数据交换,因此,国家图书馆需要研究EDI技术,对实现与代理商、出版商的业务对接有着重要意义。

3.2 EDI系统业务架构设计

EDI系统的业务架构如图1所示。在EDI系统中将要制作以下几种业务类型的数据交换文件:图书目录信息文件、库存文件、订单文件、订单回复确认文件、发货通知和发票文件、收货确认文件、对帐文件、退货单文件,等等。代理商针对图书馆分配一个FTP帐号,国家图书馆通过代理商提供的FTP通道,交互EDI文件,在后台处理EDI文件,自动实现EDI业务对接。

3.3 EDI业务数据交换流程设计

EDI进行图书交易信息处理的流程如下:

1)当国家图书馆的ALEPH管理系统提出购买某批西文图书的数据时,EDI的翻译软件据此编制一份EDI订单;

2)通信软件将订单通过网络送至网络中心指定的代理商公司邮箱内;同时,利用公司内部计算机应用程序之间的搭桥软件,将这些数据传送给应付帐部门和收货部门,进行有关的登记;

3)代理商定时经通信网络到网络中心的邮箱内取回订单,EDI的翻译软件把这份订单翻译成代理商数据格式;

4)如果确认可以售给国家图书馆指定的物资,则送出供应单经相反方向返回给国家图书馆。若只有部分满足国家图书馆要求或不能满足要求,则以相同的方向返回相应信息。代理商收到订单时,搭桥软件把有关的数据传送给仓库,以及开票部门,并对计算机发票文件的内容进行相应的更新;

5)国家图书馆收到供应单后,在订单基础上产生一份商品情况询问表,传送给代理商。双方就商品价格等问题进行讨论,直到达成一致;

6)达成一致后,代理商的仓库或工厂填制装运单,编制船期通知,并将其传送给国家图书馆。同时,通过搭桥软件,将船期通知传送给开票部门,生成电子发票,传送给国家图书馆。代理商在开立发票时,有关数据就进入应收帐部门,对应收帐的有关数据进行更新;

7)国家图书馆接到船期通知后,有关数据自动进入收货部门文件,产生收货通知。收货部门的收货通知通过搭桥软件传送给应付帐部门;

8)国家图书馆收到电子发票以后,产生一份支付核准书,传送给应付帐部门;

9)国家图书馆应付帐部门开具付款单据通知自己的开户银行付款,同时通知代理商付款信息;

10)代理商收到汇款通知后,有关数据经过翻译进入应收帐户,国家图书馆则因支付而记入贷方项目。

4、EDI在图书馆中的应用思考

虽然EDI有很多优点,然而在全国范围内,目前只有电商如京东、卓越和代理商间的EDI应用案例,还没有EDI在图书馆应用的完整案例,因此EDI技术在图书馆的应用必须大胆创新又小心谨慎操作,在国家图书馆EDI项目的具体实施操作过程中,我们看到还有许多难点问题有待解决。

4.1 参与主体

图书馆要想在图书采购中引入EDI技术,需要国内书商及代理商的积极响应与推进。EDI的优点有取代纸面贸易,降低成本,获得竞争战略优势;减少重复录入,快速传递信息,提高工作效率,缩短付款时间,有效加速资金流通;有助于改善贸易各方的关系,贸易伙伴建立更快、更密切的联系,并改进质量和服务,不难看出,代理商及出版商是这项技术的直接受益者,其应该主动提供相关技术服务及应用案例,图书馆根据自身业务需求进行EDI系统的设计和实施。唯有图书馆、代理商、出版商、系统集成服务商四方共同协商、规划、测试及实施,方能实际达到EDI应用的普及与推广。

4.2 执行标准

目前业界有四种主流EDI标准方可满足EDI业务需求,分别是:(1)、ONIX标准;(2)、X.12标准;(3)、RIEBC(中华人民共和国新闻出版总署图书流通信息交换规则);(4)、ICEDIS。为保障信息安全,国内图书EDI格式内容遵循现行的中华人民共和国新闻出版行业标准-图书流通信息交换规则,而国外EDI格式是遵循X.12、ONIX信息交换规则。因此,EDI系统的应用需要兼顾国内外EDI信息交换格式标准,避免出现标准不一致,无法沟通协调的问题。另外还需加强与国内信息技术标准化单位的沟通与协作,加快对数字出版产业的规范。《中国出版物在线信息交换》行业标准的发布,规范了我国出版物流通领域图书产品信息描述与交换格式,提供了出版物产品信息统一数据格式,它为图书馆开展EDI应用提供了标准上的指导。

4.3 技术风险

EDI技术的图书馆应用属于采购系统的二次开发,需要系统服务商、信息网络部门积极配合,对大多数图书馆而言,最大的阻力就是系统开发的技术困难,采访部门需要提供合理的需求,IT部门需要熟悉和理解采访业务流程,实现系统功能是EDI技术应用成败的根本问题。同时,软件开发的技术费用、系统维护费用以及硬件增添更新,这些成本及风险往往造成图书馆因无稳定的财源支持而导致实施计划的拖延或流产。

4.4 人员调整

EDI技术能提高图书采购中单证文件处理的速率,简化中间环节,使内部运作过程更合理化。然而业务的调整优化,必然带来组织的重组、人力资源重新分配,人员的调整及培训问题就显现出来。如何让已有的工作人员接受新的业务流程内容,能够积极面对工作岗位的改变,,将成为部门管理者的一道难题。

5 结束语

当前数字出版的发展成迅猛之势,图书馆、出版企业、代理商等各方面对EDI的理解将更加深刻,数字出版产业发展对EDI的需求愈发强烈,这些都为EDI技术的引入开辟了良好的发展空间。但同时也应该看到,机遇伴随着挑战,新技术的引入考验着图书馆采访人员的理念、知识与水平,考验着图书馆采编部门、信息网络部门的应变和创新能力,同时也对EDI的应用管理水平提出了更高的要求。相信随着数字出版产业的不断发展,EDI技术将能够在图书馆的书刊采购事业中发挥出最大的经济效益和社会效益。

转载自:《中国图书出版网》

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